Każde przedsiębiorstwo, bez względu na wielkość i kierunek, w jakim prosperuje, musi być pod stałą kontrolą, której głównym celem jest płynne zarządzanie i eliminacja problemów. Wszelkie działania prewencyjne, mające na celu ochronę konkretnej firmy przed zewnętrznymi zagrożeniami i przedsięwzięcia, których zadaniem jest skorygowanie ewentualnych błędów odbywają się przy pomocy specjalistycznych programów. Takie dedykowane przedsiębiorstwom systemy jak FMEA, SPC, czy CAPA znacznie ułatwiają zarządzanie nimi od wewnątrz, pozwalając zaplanować szczegółowo każdy krok.
O systemie CAPA słów kilka…
CAPA, to skrót od angielskiego wyrażenia Corrective and Preventive Action, czyli działania korygujące i zapobiegawcze, których głównym celem jest ułatwienie, uproszczenie, a także usprawnienie wszystkich procesów zachodzących w obrębie danego przedsiębiorstwa. To prosty i bardzo intuicyjny system, zarządzający wszystkimi zdarzeniami korygującymi i ochronnymi, składający się z dwóch kluczowych elementów: wytycznych sugerujących przebieg procesu zarządzania, oraz matrycy ukazującej dostępne czynności korygujące i prewencyjne. CAPA jest programem, stosowanym najczęściej w przemyśle farmaceutycznym i szpitalach – najczęściej tych amerykańskich, gdyż jest to narzędzie wręcz wymagane przez tamtejszy urząd ds. nadzoru nad lekami. Ów system jest niezwykle uniwersalną aplikacją, przez co można go wdrożyć niemal w każdej dziedzinie, począwszy od jednoosobowych firm, po średnie biznesy, aż do największych, światowych organizacji i przedsiębiorstw.
Korekta i prewencja, czyli podstawowe zadania CAPA.
Pierwsze zagadnienie, jakie kontroluje właściwie wdrożony system, to korygowanie bieżących wydarzeń, jakie pojawiają się w przedsiębiorstwie. Akcje mające na celu poprawienie powstałej niedogodności, wynikają zawsze, każdorazowo z innej analizy przyczynowo-skutkowej, co pozwala na dogłębną eliminację danego zagadnienia. Gdy problem zostanie zaobserwowany, należy czym prędzej skorzystać z tzw. diagramu Ishikawy, który pomoże zdefiniować wszystkie jego przyczyny. Najpopularniejszym źródłem akcji mających na celu skorygowanie wydarzeń są wszystkie wewnętrzne problemy przedsiębiorstwa – zarówno te, dotyczące organizacji poszczególnych stanowisk pracy, jak i te, w postaci konfliktów, czy sprzeczek między pracownikami. Dość częstą podwaliną, do wdrożenia zagadnienia korekty, przy wykorzystaniu CAPA są także reklamacje czy skargi od klientów, bądź informacje zwrotne, związane z oferowanymi usługami, a nawet sprzeczki z dostawcami.
Prewencja, jest natomiast przedsięwzięciem, mającym na celu nie dopuścić, aby powstał jakikolwiek problem. Analiza przeprowadzona w sposób wysoce pro-aktywny, ma zadbać o to, by zdusić każdy problem już w zalążku. Częste i regularne zebrania, spotkania i narady winny zagwarantować harmonię i ład w przedsiębiorstwie, bez narażania na niepotrzebne kłopoty. Charakterystyczną akcją w obrębie prewencji jest burza mózgów, która polega na aktywnej i konstruktywnej wymianie własnego zdania, opinii, lub pomysłów. Podwaliną do dobrze przeprowadzonej prewencji są również audyty, przeprowadzane często przez zewnętrzne firmy, które ułatwiają eliminację zagrożeń i zrozumienie, sytuacji, w jakim dane przedsiębiorstwo się znalazło. CAPA ochronna, opiera się w głównej mierze na przekazywaniu sobie szczegółowych informacji związanych z konkretnym problemem, bądź zagrożeniem, jakie przykuło naszą uwagę już na początkowym etapie powstawania. Wzajemna wymiana doświadczeń związanych z przedsiębiorstwem i jego pracą pozwoli przyśpieszyć proces prewencji.
Zalety wdrożenia CAPA w przedsiębiorstwie.
Najważniejszą z zalet, jakie wnosi ze sobą prawidłowa instalacja systemu CAPA w firmie, jest usprawnienie komunikacji na wszystkich jej szczeblach. Dzięki temu w kilka chwil, ważne zagadnienia dotrą do każdego, kto w niej pracuje, bez względu na szczebel i funkcję, którą pełni. Jakość obu podstawowych zadań, czyli korekty i prewencji utrzymuje się zwykle na tym samym stałym poziomie, dzięki czemu w każdej chwili można je sprawdzić i dokonać zmian, czy drobnych poprawek. Istotną zasługą dobrze wdrożonego systemu, jest również fakt, iż firma spełnia dzięki temu najnowsze wymagania ISO 9001:2015. Właściwie funkcjonująca CAPA pozwala na szybki dostęp bo pełnego obrazu jakości, jaka panuje w przedsiębiorstwie, przez co łatwo i zwinnie można nią zarządzać. Bieżące raporty, ukazujące szczegóły podjętych akcji i niwelacji potencjalnych błędów, pozwalają kilkoma kliknięciami w komputerze sprawdzić skuteczność ich przebiegu i wyciągnąć wnioski na przyszłość, a zebrane w archiwum dowody na ich przebieg, umożliwiają wybór najskuteczniejszej metody, która skutecznie zwalczy niedogodności w przyszłości.