„Check”, czyli „sprawdzaj” to jedno spośród czterech etapów PDCA, dotyczące weryfikacji podjętych działań. Jednym z wymagań normy ISO 9001 dotyczącym tego etapu, jest cykliczne przeprowadzanie auditów wewnętrznych, podczas których wykwalifikowani pracownicy weryfikują zgodność działalności przedsiębiorstwa z przyjętymi procedurami postępowania oraz obowiązującymi wymaganiami. Odpowiedni zakres auditu oraz dobór zespołu auditowego daje Najwyższemu Kierownictwu szerokie możliwości pozyskania wiarygodnego obrazu firmy, jej słabych punktów, ale również – potencjalnych, niewykorzystanych możliwości.
Jak można wykorzystać audity do zarządzania przedsiębiorstwem?
Zgodnie z ISO 9001 audity powinny przebiegać według ustalonego planu. Audity planowe mają za zadanie nie tylko weryfikację zgodności działań z ustalonymi wcześniej wymaganiami i ewentualną eliminację niezgodności, ale również porównanie przebiegu procesu z wcześniejszymi okresami, by – w przypadku powolnego, niezauważalnego na co dzień spadku jakości – w porę wychwycić trend i zapobiec rzeczywistym problemom. Prawidłowo przeprowadzony audit może wskazać nie tylko niezgodności lub obszary do poprawy, ale również niewykorzystany potencjał procesu lub obszaru, który na co dzień nie zawsze jest dostrzeżony.
Audit nadzwyczajny – tajna broń kierownictwa
Nieplanowane audity doraźne, zwane czasem celowymi to znakomite narzędzie każdego zarządzającego. Przeprowadzone poza planowanym harmonogramem muszą mieć jasno określony cel. Mogą służyć zarówno do wykrywania przyczyn zaobserwowanych nieprawidłowości, poszukiwania usprawnień i zwiększenia wydajności, ale również weryfikacji, czy np. realizowane zlecenie przebiega zgodnie z planem i wszystkie warunki umowy zostały zachowane. W zależności od wytyczonego celu należy określić auditowany obszar, a także kompetentnych auditorów, których wiedza i doświadczenie pozwolą na skuteczne i sprawne przeprowadzenie auditu.
Jak dobierać skład auditorów?
Auditor nie może auditować własnej pracy. Musi zachować bezstronność i rzetelność podczas analizy przedstawionych dowodów auditowych. Powinien jednak znać proces, dlatego idealnym rozwiązaniem jest powołanie zespołu co najmniej dwóch auditorów, którzy swoją wiedzą i doświadczeniem potrafią uzupełnić się wzajemnie. Auditorzy powinni rozumieć wymagania normy ISO 9001, które można nabyć na specjalistycznych szkoleniach na auditora wewnętrznego. Często do auditów powoływani są również auditorzy techniczni, którzy swoją wiedzą uzupełniają kompetencje auditora wewnętrznego.
Jak zorganizować audit ISO 9001
Norma ISO 9001 opisuje systemy zarządzania jakością w firmie, odwołując się w kwestii auditów do uszczegółowień normy ISO 19011. Dokument ten, poświęcony w całości auditowaniu, określa sposób ustalania i przebiegu auditu, ale również kompetencje, zarówno twarde, jak i miękkie auditora, oraz ocenę jego pracy. Na podstawie wytycznych normy ISO 19011 oraz punktu 9.2 normy ISO 9001 należy przygotować harmonogram auditu, ale przede wszystkim określić jego cel i zakres. Jasno zdefiniowane na wejściu oczekiwania pozwolą auditorom na skupienie się na konkretnym obszarze, zwłaszcza w sytuacji, gdy auditowany proces jest obszerny.